複合機の便利さといえばコピー機の機能で、おそらく複合機を導入して最初に便利さを感じるのはこのコピー機能でしょう。
ちょっとこれコピーしたいな、ということはどんな小さな企業にもあることですが、コンビニにFAXを取りに行くのは面倒ですし、そして何よりお金が掛かります。 また「普段はあまりコピーを取らない。でもコピー機があれば便利なのに」とコピー機を単体で購入するには少し抵抗があるSOHOでも、「複合機を購入すればプリンターとスキャナーにコピー機が付いてくる！！」と考えれば安いものです。 しかも、個別にプリンターとスキャナーを購入した場合とは違い、パソコンを起動させることなしにボタン一発でコピーできます。

例えばフロアごとにセキュリティ対応のデジタル複合機を配置し、機密文書の出力やスキャニングに利用します。そして、部署ごとに高速・大量印刷が可能なモノクロページプリンタや高画質のカラーページプリンタを配置して、用途に応じたプリンタを選択することで、業務も効率化も図れます。さらに、ワークグループのデスク上に低コストのプリンタを設置することで、文書をちょっと出力したいときにも、わざわざプリンタのある場所まで足を運ぶ必要がなくなります。プリンタの特長を生かした組み合わせにより、オフィス環境の最適化が可能になるのです。

無線LANをビジネスプリンタに活用することも一つの方法です。ケーブル配線が困難なショールーム内のパソコンとプリンタに無線LANを導入。営業担当者が顧客との商談中に見積書を作成し、無線LANを介して出力できるネットワーク環境を整備することで、結果をその場で出力できますので、顧客満足度の向上にも役立ちます。このように、ビジネスプリンタの高機能化などにより規模や用途に応じた使い方が可能になり、効率的な業務に向けたオフィス環境の構築が実現できようになっています

誰が何枚使ったか分かる端末機！